Özellikleri
Kuruma ya da kişiye yönelik hitapla başlanmalıdır.
Ad, adres, tarih belirtilmelidir.
Açık, temiz, düzgün bir Türkçeyle kaleme alınmalıdır.
Amaç açıkça belirlenmelidir.
Birden fazla sorun söz konusuysa maddeler ya da paragraflar halinde belirtilmelidir.
Saygılı, ciddi bir dil ve üslup kullanılmalıdır.
Mektup bir kurum tarafından yazılıyorsa, kurumun antetli kâğıdı ve zarfı kullanılmalıdır.
Daha önce yazılmış bir mektuba karşılık olarak yazılıyorsa, “ilgi” başlığı altında hangi tarih ve hangi sayılı, hangi konuyla ilgili yazıya karşılık olduğu belirtilmelidir.
Sorun, durum ya da dilek açıkça ve kısa cümlelerle belirtilmelidir.
Sonuç cümlesinde makamlar arasındaki hiyerarşik düzene dikkat edilmelidir. Üst makam alt makama yazıyorsa ya da makamlar arasında denklik varsa “rica ederim”, alt makam üst makama yazıyorsa “saygılarımla arz ederim” ifadesiyle cümle tamamlanmalıdır (“...durumu bilgilerinize saygılarımla arz ederim”, “... gereğini saygılarımla arz ederim” gibi).
Kurumdan kişiye ya da kuruma yazılıyorsa kurumun en üst makamı tarafından, kişiden kişiye yazılıyorsa yazan tarafından imzalanmalıdır.
Ek belgeler mektubun sonunda “Ekler” başlığı altında ve maddeler halinde belirtilmelidir.
Bilgisayarla ya da daktiloyla yazılmalıdır.
Çizgisiz beyaz kâğıt kullanılmalıdır.
Yazım ve noktalama kurallarına uyulmalıdır.
